01
Objeto y alcance
Esta Política de Retención de Datos ("la Política") describe de forma detallada por cuánto tiempo Rondero360, operada por Global Cloud Solution SAS, conserva la información registrada por sus Usuarios dentro de la plataforma, incluyendo registros de incidencias, rondas, asistencia, y todo archivo multimedia asociado (fotografías, videos y audios).
Esta Política complementa y debe leerse en conjunto con los Términos y Condiciones y la Política de Privacidad de Rondero360. En caso de contradicción entre documentos respecto al tratamiento de datos personales, prevalecerá lo dispuesto en la Política de Privacidad.
Aplica a todos los Usuarios de la plataforma, independientemente del país desde el cual operen, sin distinción del rol (administrador, supervisor, guarda o rondero) ni del módulo desde el cual se generó la información.
Rondero360 presta servicio a empresas de vigilancia y seguridad privada en varios países de Latinoamérica, incluyendo Colombia, Argentina, Perú y México, entre otros. El periodo de retención de 1 año descrito en esta Política se aplica de manera uniforme en todos ellos, salvo que la legislación local exija expresamente un tratamiento distinto (ver Sección 08).
02
Definiciones clave
Para efectos de esta Política, los siguientes términos se entienden así:
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RegistroToda entrada generada en la plataforma que documenta un hecho o evento: incidencias, rondas, marcaciones QR, novedades, ingresos y salidas de personal, entre otros.
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Archivo multimediaToda fotografía, video o audio adjunto a un Registro, cargado por el Usuario como evidencia del hecho documentado.
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Periodo de retenciónLapso durante el cual un Registro y sus Archivos multimedia asociados permanecen disponibles y accesibles dentro de la plataforma.
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Eliminación definitivaBorrado permanente del Registro de la base de datos y del Archivo multimedia de los servidores de almacenamiento, sin posibilidad de recuperación por ningún medio.
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DescargaAcción mediante la cual el Usuario obtiene una copia local del Registro o Archivo multimedia, para conservarla bajo su propia responsabilidad, fuera de la plataforma.
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País de operaciónPaís desde el cual una empresa Usuario contrata y utiliza Rondero360 para la gestión de su personal de vigilancia (por ejemplo, Colombia, Argentina, Perú o México).
03
Periodo de retención: 1 año
Rondero360 conserva todo Registro que incluya Archivos multimedia (fotografías, videos, audios y demás evidencias adjuntas) durante un periodo máximo de 1 año, correspondiente al año calendario en curso. Este periodo aplica por igual a los Usuarios de todos los países donde Rondero360 presta servicio.
Si hoy estamos en el año 2026, la plataforma conserva únicamente la información generada durante 2026, sin importar si la empresa Usuario opera en Colombia, Argentina, Perú, México o cualquier otro país donde Rondero360 preste servicio. La información de 2025 y años anteriores es la que se encuentra sujeta a eliminación definitiva.
El periodo se calcula sobre la fecha del Registro (por ejemplo, la fecha en que se reportó la incidencia o se marcó la ronda), no sobre la fecha en que el Usuario consulta o accede a dicha información, ni sobre el huso horario del país donde opera.
04
Información sujeta a esta política
Esta Política aplica, entre otros, a los siguientes tipos de Registros y Archivos multimedia generados dentro de la plataforma, sin importar el país de operación de la empresa Usuario:
| Módulo | Registro | Archivos asociados |
|---|---|---|
| Incidencias | Reportes de novedades, hurtos, daños, fallas de equipos y demás eventos operativos. | Fotografías, videos y audios adjuntos como evidencia. |
| Rondas y marcación QR | Registro de puntos de control marcados durante las rondas de vigilancia. | Fotografías tomadas en el momento de la marcación, cuando aplique. |
| Control de ingresos y salidas | Registro de hora y fecha de inicio y fin de turno del personal de vigilancia. | Fotografías de ingreso y salida del guarda. |
| Geolocalización | Coordenadas GPS asociadas a los Registros anteriores. | No aplica (dato asociado, no archivo independiente). |
Los datos de geolocalización asociados a un Registro siguen el mismo periodo de retención que dicho Registro, y se eliminan junto con este, independientemente del país donde se haya generado.
05
Proceso de eliminación
Una vez que un Registro supera el periodo de retención descrito en la Sección 03, Rondero360 ejecuta un proceso de depuración periódico que consiste en:
- Identificación de los Registros cuya fecha se encuentra fuera del periodo de retención vigente, sin distinción de país.
- Eliminación física de los Archivos multimedia asociados (fotografías, videos, audios) de los servidores de almacenamiento.
- Eliminación definitiva del Registro correspondiente en la base de datos de la plataforma.
Una vez ejecutada la eliminación, ni Rondero360 ni Global Cloud Solution SAS cuentan con mecanismos para recuperar el Registro o los Archivos multimedia eliminados. No existe papelera de reciclaje ni copia de respaldo posterior al proceso de depuración, en ningún país donde operamos.
La depuración se ejecuta de forma periódica y por lotes, por lo que puede existir un margen razonable entre la fecha en que un Registro cumple el periodo de retención y el momento efectivo de su eliminación.
06
Derecho de descarga
Mientras un Registro se encuentre dentro del periodo de retención vigente, el Usuario tiene derecho a descargarlo cuantas veces lo requiera, directamente desde la plataforma, para conservar su propia copia de respaldo fuera de Rondero360. Este derecho aplica por igual a Usuarios de cualquier país donde Rondero360 preste servicio.
Te recomendamos establecer un proceso interno periódico (por ejemplo, trimestral o semestral) para descargar y archivar la información que tu empresa considere relevante, especialmente antes del cierre de cada año calendario, y conforme a las obligaciones de conservación documental que existan en tu país.
La responsabilidad sobre la conservación de las copias descargadas, así como su tratamiento posterior conforme a la normativa de protección de datos aplicable en el país correspondiente, corresponde exclusivamente al Usuario o a la empresa que administra la cuenta.
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Excepciones al periodo de retención
El periodo de retención de 1 año podrá extenderse, para un Registro específico, únicamente en los siguientes casos:
- Cuando una autoridad judicial, administrativa o de policía del país correspondiente requiera formalmente la conservación de determinada información en el marco de una investigación o proceso legal.
- Cuando exista una obligación legal expresa, bajo la normativa aplicable en Colombia, Argentina, Perú, México o cualquier otro país donde Rondero360 opere, que exija un periodo de conservación mayor al aquí establecido.
- Cuando el Usuario o la empresa contratante solicite expresamente, y por escrito, la conservación extendida de un Registro puntual antes de que este cumpla el periodo de retención estándar.
Fuera de estos casos excepcionales, el periodo estándar de 1 año se aplica de manera uniforme a toda la información de la plataforma, sin importar el país de origen del Registro.
08
Base legal por país
Esta Política se fundamenta en el principio de temporalidad o caducidad del dato, reconocido de forma general por las distintas legislaciones de protección de datos personales de los países donde Rondero360 presta servicio, según el cual la información personal debe conservarse únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que justificó su recolección.
| País | Marco normativo de referencia |
|---|---|
| Colombia | Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (protección de datos personales y habeas data). |
| Argentina | Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales y su reglamentación. |
| Perú | Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo 003-2013-JUS. |
| México | Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y su Reglamento. |
| Otros países | Se aplicará la normativa local de protección de datos personales vigente, en lo que resulte aplicable y no contradiga lo dispuesto en esta Política. |
Rondero360 considera que un periodo de 1 año es razonable y suficiente para las finalidades operativas, de auditoría interna y de seguimiento que motivan el registro de incidencias, rondas y control de personal en el sector de la vigilancia y seguridad privada, de forma consistente en todos los países mencionados.
El mecanismo de descarga previa, descrito en la Sección 06, constituye el instrumento a través del cual Rondero360 garantiza el ejercicio del derecho de los Usuarios a conservar su propia información más allá del periodo de retención de la plataforma, en cualquiera de los países donde operamos.
Si tu empresa opera en un país no listado en la tabla anterior, o si existe una obligación normativa local que exija un tratamiento distinto al aquí descrito, te recomendamos contactarnos a través de los medios indicados en la Sección 12 para evaluar el caso particular.
09
Seguridad de la información durante su ciclo de vida
Mientras un Registro y sus Archivos multimedia se encuentran dentro del periodo de retención, Rondero360 aplica medidas técnicas razonables para proteger su disponibilidad, integridad y confidencialidad frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración, con independencia del país desde el cual se generó la información.
El proceso de eliminación descrito en la Sección 05 se ejecuta de forma controlada, verificando la correspondencia entre cada Registro y sus Archivos multimedia antes de proceder con el borrado definitivo, con el fin de evitar eliminaciones parciales o inconsistentes.
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Responsabilidad del usuario
Rondero360 no será responsable por la pérdida de información que no haya sido descargada por el Usuario dentro del periodo de retención vigente, salvo en los casos de falla técnica directamente atribuible a la plataforma antes del cumplimiento de dicho periodo.
Corresponde a cada empresa Usuario informar internamente a su personal (supervisores, guardas y roles administrativos) sobre la existencia de esta Política, así como establecer sus propios procesos de respaldo cuando la información generada tenga relevancia para procesos disciplinarios, laborales, judiciales o de auditoría propios de la empresa, conforme a la normativa vigente en su país de operación.
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Cambios a esta política
Rondero360 se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento, con el fin de ajustarla a cambios normativos, operativos o técnicos de la plataforma, incluyendo cambios propios de la legislación de cualquiera de los países donde operamos. Toda modificación será publicada en esta misma página, actualizando la fecha de "Última actualización" indicada en la parte superior del documento.
Cambios que impliquen una reducción del periodo de retención vigente serán comunicados a los Usuarios con una antelación razonable, para que puedan descargar la información que consideren necesaria antes de que dicho cambio entre en vigor.
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Contáctenos
Si tienes alguna pregunta sobre esta Política de Retención de Datos, sin importar el país desde el cual operas, no dudes en comunicarte con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios: